Verträge per Post verschicken, auf die Rücksendung warten, Dokumente einscannen und archivieren: Viele Verwaltungsprozesse im DRK folgen noch immer diesem Muster. Gleichzeitig steigen die Erwartungen von Kundinnen und Kunden, aber auch im Verband und bei Partnern, bürokratische Prozesse zu vereinfachen und digital abzubilden. Der DRK-Kreisverband Rhein-Neckar/Heidelberg e. V. hat deshalb seine Unterschriftsprozesse schrittweise digitalisiert. Das Beispiel zeigt, wie elektronische Signaturen Verwaltungsabläufe vereinfachen, und welche Erfahrungen andere DRK-Gliederungen daraus mitnehmen können.
Digitalisierung beginnt häufig mit Online-Formularen zur Vereinfachung der Datenerfassung oder Fachanwendungen. Doch spätestens, wenn eine rechtsverbindliche Unterschrift benötigt wird, endet der digitale Prozess oftmals. Dokumente werden ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und anschließend erneut digital weiterverarbeitet.
Diese Medienbrüche kosten Zeit, verursachen zusätzlichen Verwaltungsaufwand und verlängern Bearbeitungszeiten. Besonders deutlich wird dies bei Fördermitgliedschaften, Personalunterlagen, Verträgen oder Einwilligungserklärungen.
Elektronische Signaturen schließen genau diese Lücke. Sie ermöglichen eine durchgängige digitale Bearbeitung und können gleichzeitig die Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden, Ehrenamtlichen, Mitgliedern und Hilfesuchenden vereinfachen.
Vor diesem Hintergrund entschied sich auch der DRK-Kreisverband Rhein-Neckar/Heidelberg e. V., seine bisherigen Abläufe zu überprüfen.
Im Kreisverband wurden zahlreiche Dokumente bereits digital erstellt. Dennoch mussten sie für die Unterschrift ausgedruckt werden. Anschließend erfolgten Versand, Rücklauf, Scan und Archivierung.
Diese Arbeitsweise war über viele Jahre selbstverständlich. Mit zunehmender Digitalisierung stellte sich jedoch die Frage, ob dieser Prozess noch zeitgemäß ist.
Ziel war es nicht, Papier vollständig abzuschaffen. Vielmehr sollten genau diejenigen Abläufe digitalisiert werden, bei denen dadurch ein spürbarer Mehrwert entsteht.
Der Kreisverband entschied sich dafür, elektronische Signaturen zunächst schrittweise einzuführen. Anstatt sämtliche Prozesse gleichzeitig umzustellen, wurden zunächst geeignete Anwendungsfälle identifiziert. Dadurch konnten Mitarbeitende Erfahrungen sammeln und die neuen Abläufe kontinuierlich weiterentwickeln.
Für die technische Umsetzung fiel die Wahl auf die elektronische Signaturlösung des DRK-Rahmenvertragspartners inSign.
Ausschlaggebend waren nach Angaben des Kreisverbandes insbesondere die einfache Bedienbarkeit sowie die Möglichkeit, das Einholen von Unterschriften vollständig digital abzuwickeln.
Nach Angaben des Kreisverbandes zeigten sich bereits nach kurzer Zeit mehrere Vorteile:
Besonders positiv bewertet wird, dass sowohl Mitarbeitende als auch externe Unterzeichnende den Prozess als deutlich einfacher empfinden.
Das Praxisbeispiel zeigt einen häufig unterschätzten Aspekt bei der Digitalisierung. Denn der eigentliche Mehrwert entsteht nicht durch die Einführung einer neuen Software, sondern durch die Neugestaltung bestehender Prozesse.
Viele Organisationen digitalisieren bestehende Papierabläufe nahezu unverändert. Dadurch bleiben unnötige Freigaben, Wartezeiten oder doppelte Arbeitsschritte bestehen. Der Kreisverband hat stattdessen zunächst die eigenen Abläufe betrachtet und anschließend entschieden, an welchen Stellen elektronische Signaturen den größten Nutzen bringen. Gerade dieses Vorgehen dürfte auf viele DRK-Gliederungen übertragbar sein.
Elektronische Signaturen gewinnen seit einigen Jahren deutlich an Bedeutung. Gründe dafür sind unter anderem:
Auch im DRK entstehen durch elektronische Signaturen neue Möglichkeiten, interne Abläufe effizienter zu gestalten und gleichzeitig den Service für Mitglieder, Kundinnen und Kunden sowie Ehrenamtliche zu verbessern.
Nicht jede Organisation startet mit den gleichen Voraussetzungen. Dennoch lassen sich aus dem Projekt mehrere Empfehlungen ableiten.
1. Klein beginnen: Statt alle Prozesse gleichzeitig umzustellen, empfiehlt sich ein Pilotprojekt mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall.
2. Prozesse analysieren: Die Einführung einer Signaturlösung ersetzt keine Prozessanalyse. Häufig lassen sich bereits vorher unnötige Arbeitsschritte identifizieren.
3. Mitarbeitende einbeziehen: Akzeptanz entsteht, wenn die späteren Anwenderinnen und Anwender frühzeitig beteiligt werden und den Nutzen unmittelbar erleben.
4. Rechtliche Anforderungen prüfen: Je nach Dokument gelten unterschiedliche Anforderungen an elektronische Signaturen. Diese sollten bereits in der Planungsphase berücksichtigt werden.
Folgende Fragen helfen bei der Einschätzung, ob ein Umstieg auf digitale Signaturen Sinn macht:
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Frage
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Ja
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Nein
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Werden regelmäßig Dokumente ausgedruckt, nur um unterschrieben zu werden?
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Arbeiten Mitarbeitende mobil oder an mehreren Standorten?
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Gibt es bereits ein digitales Dokumentenmanagement oder digitale Akten?
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Dauern Vertragsabschlüsse häufig mehrere Tage?
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Werden jährlich mehrere hundert Unterschriften verarbeitet?
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Je mehr Fragen Sie mit „Ja“ beantworten, desto größer ist in der Regel das Potenzial einer elektronischen Signaturlösung.
Das Projekt des DRK-Kreisverbandes Rhein-Neckar/Heidelberg verdeutlicht, dass Digitalisierung nicht immer mit großen Transformationsprojekten beginnen muss. Oft reicht es aus, einen einzelnen Prozess konsequent zu hinterfragen und schrittweise zu verbessern.
Elektronische Signaturen können dabei ein wichtiger Baustein sein. Sie verkürzen Bearbeitungszeiten, reduzieren Medienbrüche und sind ein entscheidendes Hilfsmittel, um Verwaltungsprozesse, die Unterschriften erfordern, vollständig zu digitalisieren. Ebenso wichtig ist jedoch die Erkenntnis, dass Technologie allein noch keinen Mehrwert schafft. Erst das Zusammenspiel aus klaren Prozessen, einer geeigneten Lösung und der Einbindung der Mitarbeitenden führt zu einer nachhaltigen Verbesserung.
Die inSign GmbH ist auf rechtssichere und datenschutzkonforme elektronische Signaturen spezialisiert. Als Rahmenvertragspartner der DRK-Service GmbH bietet sie Verbänden und Einrichtungen des Deutschen Roten Kreuzes attraktive Sonderkonditionen.
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