Digitalisierung ist im DRK längst kein Zukunftsthema mehr. Ob in Pflege- und Betreuungseinrichtungen, Rettungsdiensten, Beratungsstellen oder den Verwaltungen der Kreis- und Landesverbände: Hier werden digitale Anwendungen bereits seit vielen Jahren genutzt, um Informationen schneller verfügbar zu machen, Dokumentationen zu verbessern, Abstimmungen zu vereinfachen und gemeinsam an Prozessen und Dokumenten zu arbeiten. Gleichzeitig zeigt die Praxis: Neue Software allein löst selten ein organisatorisches Problem.
Viele Vorhaben beginnen mit der Frage: „Welches Tool brauchen wir“? Sinnvoller ist: Zuerst klären, welches Problem gelöst oder welcher Prozess verbessert werden soll. Danach lässt sich entscheiden, ob eine neue Anwendung nötig ist, ein vorhandenes System genutzt werden kann oder zunächst Abläufe, Zuständigkeiten und Standards angepasst werden müssen.
Erst das Problem verstehen
Oft entstehen Schwierigkeiten im Arbeitsalltag nicht durch fehlende Technik, sondern durch unklare Prozesse: doppelte Datenerfassung, parallel gepflegte Excel-Listen, uneinheitliche Formulare, unklare Freigaben, Medienbrüche oder Sonderwege. Ein neues System führt solche Probleme oft nur digital fort.
Das Beispiel Dienstplanung: Eine Gliederung möchte ein neues Tool einführen, weil die Abstimmungen zur Einsatzplanung viel Zeit kosten. Bei genauerer Analyse wird jedoch klar, dass vor allem Regeln fehlen: Wer darf Dienste ändern? Bis wann müssen Rückmeldungen erfolgen? Welche Qualifikationen und Informationen sind verbindlich? Ohne eine Klärung dieser Fragen wird auch neue Software keine Konflikte und Nacharbeiten verhindern.
Vor einer technischen Entscheidung sollten vier Fragen beantwortet werden:
1. Welcher Aufwand oder welches Risiko soll reduziert werden?
2. Welche Personen, Rollen und Standorte sind beteiligt?
3. Wo entstehen Wartezeiten, Doppelarbeit, Fehler oder Medienbrüche?
4. Welche Standards braucht ein verlässlicher Prozess?
Prozesse dokumentieren
Für die meisten Vorhaben reicht eine einfache Dokumentation der Arbeitsprozesse, die mit einer technischen Lösung optimiert werden sollen. Diese können in einem Workshop mit den Mitarbeitenden in Form eines Ist-Ablaufes erfasst und beschrieben werden.
Dabei zählt nicht nur der offizielle Ablauf. Auch individuelle Ablagen, handschriftliche Listen, zusätzliche E-Mail-Kommunikation oder eigene Vorlagen zeigen, wo Lücken bestehen.
Zu erfassen sind Aufgaben, benötigte Informationen, Beteiligte, Rollen und Verantwortlichkeiten, Fristen, Übergaben, Abschluss und Schwachstellen. So werden Schwachstellen aufgedeckt, und es entstehen belastbare Anforderungen. Erst danach sollte über Software gesprochen werden.
Standards und notwendige Varianten
Das DRK ist dezentral organisiert. Arbeitsabläufe unterscheiden sich nach Verband, Einrichtung und Region. Diese Vielfalt muss in der technischen Ausstattung berücksichtigt werden, darf aber nicht dazu führen, jede lokale Besonderheit technisch abzubilden. Sonst entstehen komplexe Lösungen, die schwer zu betreiben, zu schulen und weiterzuentwickeln sind.
Sinnvoll ist die Unterscheidung zwischen verbindlichen Standards und begründeten Varianten. Einheitliche Standards sind besonders wichtig bei den Themen Datenschutz, Auswertbarkeit, Qualitätssicherung und Zusammenarbeit. Lokale Varianten können bleiben, wenn sie fachlich erforderlich sind und keine übergreifenden Nachteile verursachen.
Ein Beispiel aus dem Ehrenamtsmanagement: Die Erfassung von Kontaktdaten, Qualifikationen, Einwilligungen und Einsatzberechtigungen sollte einheitlich geregelt sein. Solange die notwendigen Daten zuverlässig gepflegt werden, sind lokale Unterschiede bei Veranstaltungsformaten oder Kommunikationswegen dagegen weiterhin variabel.
Die Leitfrage lautet: Welche Einheitlichkeit brauchen wir für gute Zusammenarbeit, und welche Flexibilität benötigen die Gliederungen im Alltag?
Mitarbeitende früh beteiligen
Akzeptanz für den Einsatz neuer Technik entsteht nicht erst durch Schulungen kurz vor dem Start. Mitarbeitende und Ehrenamtliche sollten bereits an den Analysen und der Gestaltung von Arbeitsprozessen beteiligt werden. Sie kennen durch ihre tägliche Arbeit meist die Schwachstellen und helfen, realistische Anforderungen zu formulieren.
Eine Beteiligung von Mitarbeitenden bedeutet nicht, jede Einzelmeinung umzusetzen. Wichtiger ist Transparenz: Welche Hinweise wurden berücksichtigt? Was ist nicht umsetzbar? Welche Entscheidung wurde warum getroffen?
Für größere Vorhaben empfiehlt sich eine Pilotgruppe aus unterschiedlichen Bereichen. Sie prüft Funktionen und den gesamten Arbeitsablauf: Verständlichkeit, Aufwand, Datenqualität, Rollen, Schulungsbedarf und Auswirkungen auf angrenzende Prozesse.
Digitale Kompetenz ist mehr als Software bedienen
Schulungen sollten nicht nur Klickwege erklären. Mitarbeitende müssen verstehen, warum sich ein Prozess ändert, welche Rolle sie haben, und welche Regeln für Datenqualität, Datenschutz und Informationssicherheit gelten.
Eine gute Einführung in neue Arbeitsprozesse und IT-Anwendungen verbindet fachliche, technische und organisatorische Fragen: Was läuft künftig anders, wie wird die Anwendung genutzt und wer trägt welche Verantwortung? Hilfreich sind Praxisbeispiele, Checklisten, Sprechstunden und feste Ansprechpersonen.
Schrittweise vorgehen und Wirkung prüfen
Mit dem Einsatz einer IT-Anwendung ist ein Vorhaben nicht abgeschlossen. Danach muss geprüft werden, ob der Arbeitsprozess besser funktioniert:
- Wurde die Doppelarbeit reduziert?
- Werden Informationen schneller gefunden?
- Gibt es weniger Rückfragen, Fehler und Nacharbeiten?
- Werden Beteiligte spürbar entlastet?
- Werden Datenschutz und Informationssicherheit eingehalten?
Ein schrittweises Vorgehen nach dem Prinzip „pilotieren, auswerten, anpassen und ausrollen“ hat meist eine robustere Basis.
Die Digitalisierung ist weniger eine Frage einzelner Werkzeuge, sondern eine der Gestaltung. Erfolgreiche digitale Vorhaben beginnen mit Zuhören, klaren Zielen und der kritischen Prüfung bestehender Abläufe. Technik ist ein wichtiger Hebel für Optimierungen im Arbeitsalltag – aber erst, wenn klar ist, welches Problem sie lösen soll.
Handlungsempfehlungen für Digitalisierungsprojekte
1. Problem beschreiben
Welcher Aufwand, welches Risiko oder welche Verzögerung soll sinken?
2. Prozess aufnehmen
Beteiligte, Daten, Entscheidungen, Übergaben und Schwachstellen sichtbar machen.
3. Standards definieren
Einheitliche Regeln und zulässige Varianten festlegen.
4. Bestehende Lösungen prüfen
Vor einer Neubeschaffung vorhandene Systeme bewerten.
5. Datenschutz und Informationssicherheit früh einbinden.
6. Praxis beteiligen
Pilotgruppe einsetzen, Rückmeldungen auswerten, Entscheidungen erklären.
7. Schulung organisatorisch denken
Funktionen, Rollen, Regeln und Support vermitteln.
8. Wirkung messen
Nach dem Start prüfen, ob der angestrebte Nutzen erreicht wird.
