Mit einem strategischen Einkauf verbinden wir häufig zuerst verbesserte Preise, individuelle Konditionen und Einsparpotenziale. Das greift jedoch zu kurz. Gerade in einer Organisation wie dem Deutschen Roten Kreuz mit ihren vielfältigen Aufgaben und dezentralen Strukturen leistet ein strategischer Ansatz im Einkauf weit mehr: Er schafft verlässliche Beschaffungsstrukturen, reduziert den Aufwand für alle Gliederungen und stärkt die Wirtschaftlichkeit der gesamten Rotkreuz-Gemeinschaft.
Die Rahmenbedingungen für die Beschaffung haben sich in den vergangenen Jahren deutlich verändert. Steigende Kosten, volatile Märkte, Lieferengpässe sowie neue regulatorische Anforderungen erschweren den Einkauf. Gleichzeitig müssen Verbände und Einrichtungen im DRK wirtschaftlich handeln, ohne ihren sozialen Auftrag aus den Augen zu verlieren. Eine strategische Planung und Steuerung des Einkaufs unterstützt dabei, Beschaffungsentscheidungen langfristig und nachhaltig auszurichten.
Ein zentrales Instrument des strategischen Einkaufs sind Rahmenverträge. Ihr größter Vorteil liegt nicht allein in günstigen Preisen, sondern in der Bündelung der Bedarfe möglichst vieler DRK-Gliederungen. Dadurch können Konditionen erzielt werden, die einzelne Einrichtungen häufig nicht erreichen würden. Gleichzeitig profitieren alle im Verband davon, dass die Verträge für sie professionell und zentral verhandelt werden sowie von klar definierten Leistungen und geprüften Vertragspartnern.
Ebenso wichtig ist die erhebliche Zeitersparnis. Eigene Marktanalysen, Angebotsvergleiche, Vertragsverhandlungen und rechtliche Prüfungen entfallen weitgehend. Diese Aufgaben werden zentral übernommen. Die Verbände können dadurch auf bereits ausgehandelte Rahmenverträge zurückgreifen und ihre personellen Ressourcen auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.
Ein weiterer Vorteil ist der kontinuierliche Austausch innerhalb der Rotkreuz-Gemeinschaft. Erfahrungen aus der praktischen Anwendung, Empfehlungen anderer DRK-Verbände und Referenzen aus vergleichbaren Einrichtungen sind bei der Auswahl neuer Rahmenvertragspartner von besonderem Wert. Sie schaffen Vertrauen, helfen bei der Bewertung von Produkten und Dienstleistungen und tragen dazu bei, dass sich bewährte Lösungen im DRK verbreiten.
Rahmenverträge erhöhen darüber hinaus die Versorgungssicherheit. Die vergangenen Jahre haben gezeigt, wie anfällig Lieferketten sein können. Die Pandemie, geopolitische Konflikte und steigende Energie- und Rohstoffpreise haben deutlich gemacht, dass nicht allein der günstigste Preis entscheidend ist, sondern auch ein möglichst großes und stabiles Versorgungsnetzwerk. Verlässliche Lieferanten, belastbare Vertragsbeziehungen und klar definierte Qualitätsstandards tragen wesentlich dazu bei, auch in schwierigen Situationen handlungsfähig zu bleiben.
Mit einheitlichen Vertragsbedingungen, nachvollziehbaren Qualitätsanforderungen und abgestimmten Beschaffungsprozessen schaffen Rahmenverträge zudem Transparenz und Orientierung und reduzieren Risiken beim Einkauf. Gleichzeitig werden die Erfahrungen und Anforderungen der Verbände kontinuierlich in die Weiterentwicklung der Rahmenverträge einbezogen, damit diese den tatsächlichen Bedürfnissen der Praxis entsprechen.
Auch das Thema Nachhaltigkeit gewinnt bei Beschaffungsentscheidungen zunehmend an Bedeutung. Ökologische und soziale Kriterien lassen sich bereits bei der Auswahl von Vertragspartnern und der Gestaltung von Rahmenverträgen berücksichtigen. So können wirtschaftliche, qualitative und nachhaltige Aspekte sinnvoll miteinander verbunden werden.
Für eine Organisation wie das DRK ist der strategische Einkauf mehr als ein Verwaltungs- oder Beschaffungsthema. Er berührt Fragen der Wirtschaftlichkeit, Qualität, Verlässlichkeit und Verantwortung. Gute Beschaffungsstrukturen können dazu beitragen, Ressourcen im Verband einzusparen und für drängendere Aufgaben einzusetzen.
Der Wert von Rahmenverträgen zeigt sich folglich nicht allein in den einzelnen Konditionen, sondern darin, ob sie Organisationen bei Entscheidungsprozessen und Risiken in der Beschaffung entlasten und handlungsfähiger machen. Strategisch einzukaufen bedeutet daher, über den einzelnen Beschaffungsvorgang hinauszudenken und Einkauf als gestaltenden Beitrag zur Zukunftsfähigkeit zu verstehen.
Ulrich Starz leitet den Bereich Strategischer Einkauf bei der DRK-Service GmbH. Er beschäftigt sich u. a. mit der Bündelung von Bedarfen, der Optimierung von Beschaffungsprozessen und der Entwicklung neuer wirtschaftlicher Lösungen für das DRK.
© Ellen Kallscheuer, Matthias Baumbach/DRK-Service GmbH
