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Digitale Dienstleistungen

Die neue Kursteilnahmeverwaltung für Kinder und Familien (KTV-KiFam)

Wie viele Personen nehmen aktuell am Stillkurs teil? Welche Unterlagen brauchen die Teilnehmenden für den PEKiP-Kurs? Wer leitet das nächste Elterncafé? Die Angebote und Zielgruppen in der Familienbildung sind vielfältig, die Flut an Fragen und wichtigen Informationen entsprechend groß. Deshalb benötigen Sie für die Buchung, Verwaltung und Abrechnung solcher Kurse ein System, das andere Anforderungen erfüllt als die klassische Kursteilnahmeverwaltung im Bereich Breitenausbildung.

Mit der Kursteilnahmeverwaltung für Kinder und Familien (KTV-KiFam) hat die DRK-Service GmbH ein Programm entwickelt, das genau hier ansetzt – und das Ergebnis lässt sich sehen: Durch das neue Modul unserer CRM-Webplattform lassen sich die themenspezifischen Angebote und Teilnehmenden übersichtlich organisieren und verwalten. Somit lassen sich Kurse und Daten von Eltern mit ihren Kindern oder von Jugendlichen übersichtlich, effektiv und datenschutzkonform verarbeitet.

Ob ein Kurs bereits ausgebucht ist oder wie viele Plätze noch zur Verfügung stehen, lässt sich mithilfe der praktischen Kursübersicht auf einen Blick erkennen. Per Mausklick geht es zur Detailansicht eines Kurstermins mit allen wichtigen Informationen zu Dozierenden, Kursort, Teilnehmenden, Warteliste, Kursunterlagen sowie zur Abrechnung. Die Grundeinstellungen legen Sie für jeden Kurstyp einmal fest und können diese dann bei Bedarf für jeden Kurstermin individuell anpassen.

Die Teilnehmenden können online oder manuell einem Kurstermin hinzugefügt werden. Eine Warteliste wird bequem für jeden Kurstermin selbst angelegt. Bei Bedarf werden diese Daten schnell und einfach in die reguläre Teilnahmeliste übernommen oder in einen anderen Kurstermin umgebucht. Kursunterlagen und Rechnungen zu erstellen ist nur noch eine Sache von Sekunden. Daneben stehen wichtige Standarddokumente direkt als fertige Vorlagen zur Verfügung.

Ergänzt durch die Onlineformulare der Musterwebseiten in der TYPO3-Version 9.5 werden Kursanmeldungen online aufgenommen und sicher an die KTV-KiFam übermittelt. Die Anmeldungen werden bis zum Zeitpunkt der Übernahme gesammelt aufgelistet. Die weitere Bearbeitung integriert sich dann flexibel in die Arbeitsabläufe vor Ort. Sie legen selbst fest, ob die Sachbearbeitenden per Mail über eingehende Online-Anmeldungen informiert, die Anmeldungen zunächst geprüft oder die Daten vollautomatisch in die KTV-KiFam und den jeweiligen Kurstermin übernommen werden sollen. Die Buchungsbestätigungen können bei Bedarf direkt bei der Übernahme der Onlineanmeldungen oder aus den einzelnen Kursterminen heraus versendet werden.

Einmal übermittelt, haben Sie die Daten der Teilnehmenden jederzeit im Zugriff. Die entsprechende Maske enthält neben den Stamm- und Kontaktdaten eine Übersicht zur jeweiligen Kurs- und Beitragshistorie sowie sämtliche über das Modul versendeten Schreiben. Umfangreiche Statistiken runden die KTV-KiFam als eigenständiges Modul für die Familienbildung ab.

Um allen Kunden eine intuitive Bearbeitung zu ermöglichen, wurde das System in einer Pilotphase von verschiedenen DRK-Verbänden ausgiebig erprobt. Für weitere Informationen steht Ihnen das Team Digitale Dienstleistungen sehr gerne zur Verfügung.


Digitale Mitgliederverwaltung jetzt auch für DRK-Ortsvereine

Fördermitglieder und Spendende sind für alle DRK-Gliederungen das finanzielle Rückgrat ihrer Rotkreuzarbeit. Deshalb sind eine effektive Betreuung, Verwaltung und Abrechnung besonders wichtig. Die Fördermitgliederverwaltung (FMV) unterstützt die DRK-Gliederungen bei der selbstständigen Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern und Spendenden.

Als digitale Eigenentwicklung des Deutschen Roten Kreuzes ist die FMV speziell auf die Bedarfe und Workflows des DRK ausgerichtet und berücksichtigt in ihren Funktionen die föderale Struktur des Verbandes. Um diesem Anspruch umfänglich gerecht zu werden, kann die FMV ab sofort auch von Ortsvereinen genutzt werden, die Ihre Mitglieder und Spenden eigenständig verwalten.

Alles im Blick: Mit der FMV behalten Sie die Stammdaten, Informationen zu Kontakten oder die Beitragsdaten Ihrer Mitglieder und Spendenden stets im Blick. Fällige Beiträge werden automatisch in der Beitragshistorie als Spenden- oder Mitgliedsbeitrag angelegt und dokumentiert. Für Beiträge mit SEPA-Lastschriftmandat steht Ihnen ein SEPA-Export zur Verfügung. In Statistiken und Suchabfragen laufen alle Informationen zusammen und Sie erhalten einen Überblick über die Anzahl der Mitglieder zu einem Stichtag oder das Beitragsaufkommen in einem ausgewählten Zeitraum.

Wenig Arbeit, viel Effekt: Spenden und Mitgliedsanmeldungen lassen sich über die Online-Formulare der aktuellen DRK-Musterwebseiten bequem und sicher entgegennehmen. Die Übertragung der Daten in die FMV erfolgt automatisch und wird nach einer Sichtprüfung in Ihren Datenbestand übernommen. Bestätigungs- und Begrüßungsschreiben oder Mitgliedsausweise können anschließend schnell erstellt und versendet werden. Neben diversen Brief- und Mailvorlagen stehen auch Jubiläums- und Geburtstagslisten zur Verfügung. Alles mit dem Ziel, Sie bei der Bindung Ihrer Mitglieder einfach und effektiv zu unterstützen.

Die FMV ist die passende Lösung für Kreisverbände und Ortsvereine, die ihre Spenden- und Mitgliedsdaten selbst und ohne viel Aufwand online verwalten möchten. Gerne hilft Ihnen das Team Digitale Dienstleistungen bei Ihrer Projektplanung zur Einführung der FMV. 


Abschied von der Zettelwirtschaft in der Kursteilnahmeverwaltung

Jeder Teilnehmende eines Kurses bedeutet einen weiteren Zettel, der ausgefüllt, abgeheftet und gelagert werden muss. Insbesondere mit den neuen Richtlinien der DSGVO ist der Aufwand für die Verwaltung von Teilnahmedaten für Kurse der Breitenausbildung gestiegen.

Um den DRK-Gliederungen für dieses Problem eine digitale Lösung bieten zu können, haben wir ein Zusatzmodul für die Kursteilnahmeverwaltung (KTV) der CRM-Webplattform entwickelt: Die Digitale Unterschrift (DU) setzt der Zettelwirtschaft ein Ende.

Die DU richtet sich an alle Gliederungen, die in der Kursteilnahmeverwaltung bereits mit Tablets oder Smartphones unterwegs sind oder den Einsatz mobiler Geräte planen. Die Unterschriften der Teilnehmenden, der Kursleitung und des Sachbearbeitenden werden digital erfasst, automatisch in das Dokument Lehrgangsdokumentation eingefügt und im Zusatzmodul DU der KTV abgelegt. Mit der Unterschrift des Teilnehmenden wird gleichzeitig die Teilnahme am Kurs bestätigt und in den Workflow der Kursteilnahmeverwaltung zur Abrechnung integriert.

Für die mobile Nutzung der Digitalen Unterschrift wurde eine eigene Nutzungsoberfläche programmiert. So können Dozierende die Formulare zur Unterschrift der einzelnen Teilnehmenden nacheinander einfach aufrufen und bestätigen.

Gerne informieren und beraten wir Sie zur FMV, KTV und der Digitalen Unterschrift oder weiteren Modulen der CRM-Webplattform für das DRK in einem persönlichen Gespräch. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf:

Team Digitale Dienstleistungen (DDL)
E-Mail: support@drkservice.de
Tel.: 030 868 778-340

Bilder: © DRK-Service GmbH