Microsoft Copilot „Flex Routing“: Zwischen Performance und Datenschutz

Microsoft Copilot: Was „Flex Routing“ für den Einsatz im DRK bedeutet

Microsoft Copilot „Flex Routing“ ist eine neue Funktion für Microsoft 365 Copilot, die seit April 2026 für EU-Kunden eingeführt wurde. Sie sorgt dafür, dass KI-Anfragen (sogenanntes LLM-Inferencing) bei hoher Auslastung nicht nur in europäischen Rechenzentren verarbeitet werden, sondern temporär auch in Regionen wie den USA, Kanada oder Australien. Ziel ist eine bessere Performance und Verfügbarkeit.

Problematisch ist vor allem die datenschutzrechtliche Dimension. Zwar bleiben gespeicherte Daten laut Microsoft grundsätzlich innerhalb der EU, aber für die eigentliche Verarbeitung müssen sie lesbar sein – und können dabei außerhalb der EU verarbeitet werden. Das bedeutet: Unternehmen verlieren die Garantie, dass Daten ausschließlich innerhalb der EU-Datengrenze verarbeitet werden. Zudem ist oft nicht nachvollziehbar, wann und wohin Daten konkret übertragen werden, was die Nachweisbarkeit im Sinne der DSGVO erschwert. Kritisch ist auch, dass Flex Routing in vielen Fällen standardmäßig aktiviert (Opt-out) ist – wer nichts tut, stimmt der möglichen Auslandsverarbeitung implizit zu.

Aus Compliance-Sicht entsteht damit ein Zielkonflikt: bessere Systemleistung versus strikte Datenresidenz und rechtliche Sicherheit. Unternehmen müssen unter Umständen Datenschutz-Folgenabschätzungen durchführen oder interne Richtlinien anpassen.

Die Funktion lässt sich jedoch deaktivieren. Dazu muss ein Administrator im Microsoft 365 Admin Center die Copilot-Einstellungen öffnen und die Option für „Flex Routing während Spitzenlastzeiten“ deaktivieren („Do not allow flex routing“). Danach werden Copilot-Anfragen wieder ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet, wobei Änderungen verzögert wirksam werden können.

Einordnung für das DRK

Künstliche Intelligenz – und insbesondere Microsoft Copilot – bietet auch für das Deutsche Rote Kreuz große Chancen: effizientere Prozesse, Entlastung im Arbeitsalltag und neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Diese Potenziale gilt es aktiv zu nutzen.

Gleichzeitig zeigt das Beispiel „Flex Routing“, dass neue Funktionen bewusst bewertet werden müssen. Gerade im DRK-Umfeld spielen Vertrauen, Datenschutz und ein verantwortungsvoller Umgang mit Informationen eine zentrale Rolle.

Auch wenn DRK-Gliederungen in der Regel keine Patientendaten verarbeiten, entstehen im Arbeitsalltag regelmäßig Inhalte mit Personenbezug oder organisatorischer Relevanz – etwa in E-Mails, Dokumenten oder Abstimmungen. Für diese Daten sollte jederzeit klar sein, wo und wie sie verarbeitet werden.

Flex Routing verändert hier die Rahmenbedingungen: Die Verarbeitung kann – wenn auch nur temporär – außerhalb der EU stattfinden. Das ist technisch nachvollziehbar und dient der Leistungsfähigkeit der Systeme, erfordert aber eine bewusste Entscheidung auf organisatorischer Ebene.

Für DRK-Gliederungen bedeutet das:

• Die Nutzung von KI sollte weiterhin aktiv vorangetrieben werden
• Gleichzeitig sollten Einstellungen und neue Funktionen bewusst geprüft werden
• Datenschutz und Transparenz bleiben zentrale Leitplanken der Digitalisierung
• Zentrale Einstellungen sollten regelmäßig überprüft werden

Verbandseigene Lösungen als strategische Ergänzung

Neben der Nutzung von Standardlösungen wie Microsoft Copilot gewinnen auch verbandseigene Ansätze zunehmend an Bedeutung. Mit dem DRK-Assist wird im Verband bereits an einer eigenen KI-Lösung gearbeitet, die gezielt auf die Anforderungen und Rahmenbedingungen des Deutschen Roten Kreuzes ausgerichtet ist.

Der Vorteil solcher Lösungen liegt vor allem in der größeren Kontrolle über Datenflüsse und Einsatzszenarien. Verarbeitung, Datenhaltung und Anwendungslogik können stärker an die eigenen Anforderungen angepasst werden – etwa im Hinblick auf Datenschutz, Transparenz und spezifische Arbeitsprozesse im Verband.

Gleichzeitig geht es nicht um ein „Entweder-oder“:

• Standardlösungen wie Copilot bieten hohe Innovationsgeschwindigkeit und breite Funktionalität
• Verbandseigene Lösungen wie DRK-Assist ermöglichen gezielte Steuerung und Anpassung

Für das DRK kann daraus perspektivisch ein sinnvoller Ansatz entstehen: Eine Kombination aus leistungsfähigen Standardlösungen und ergänzenden, kontrollierbaren Eigenentwicklungen.

Fazit

Flex Routing ist technisch sinnvoll, aber rechtlich sensibel – und sollte bewusst bewertet statt stillschweigend akzeptiert werden.

Für das DRK gilt: Künstliche Intelligenz bietet große Chancen – ihr Einsatz sollte jedoch immer im Einklang mit den eigenen Anforderungen an Datenschutz, Verantwortung und Vertrauen stehen.

Quellen:
https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot/copilot-flex-routing
https://www.drk-assist.de