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Viele DRK-Verbände stehen trotz des allgemeinen digitalen Wandels in unserer Gesellschaft und in Zeiten von Künstlicher Intelligenz häufig vor Herausforderungen, die Digitalisierung sinnvoll für sich zu nutzen und voranzutreiben. Dabei braucht es nicht immer große Lösungen, um Prozesse smarter und digital zu gestalten, auch kleine Tools und Eigenentwicklungen können sehr wirksam und hilfreich im täglichen Arbeitsalltag sein.
Im DRK-Rettungsdienst Rheinhessen-Nahe aus Mainz setzt man beim Onboarding neuer Mitarbeitender auf eine hybride Willkommensmappe. Neue Kolleginnen und Kollegen erhalten zum Beschäftigungsbeginn auf wenigen Seiten Papier erste Hinweise und Informationen. QR-Codes oder Links auf den Infoblättern führen sie direkt zu Webformularen, in die sie ihre Daten eintragen. So können formelle Angaben für den Personalbogen, Kleidergrößen oder die Daten für den Dienstausweis einfach digital ausgefüllt und an einer Stelle erfasst werden. Auch der Upload von Dokumenten ist möglich. Alle benötigten Daten werden anschließend direkt an die entsprechenden Mitarbeitenden in der Personalabteilung und an die Leitung Rettungsdienst weitergeleitet. Dabei werden ausschließlich jene Daten aus den Webformularen weitergeleitet, die für die adressierte Person in der Organisation relevant sind. Eine Mehrfacherfassung der gleichen Daten und voneinander abweichende Datenbestände werden effektiv vermieden.
Um Ausfälle im Dienstplan zu managen, setzt man bei der Kommunikation mit Mitarbeitenden beim DRK-Rettungsdienst Rheinhessen-Nahe auf den selbst entwickelten „Teamfinder“. Diese Plattform ist eine Kombination aus einem Messenger und einem webbasierten System für das Management kurzfristig offener Dienste im Rettungsdienst.
Mitarbeitende erhalten über den dienstlichen Messenger DRK.Chat passgenaue Anfragen für zu besetzende Dienste. Dabei filtert der Teamfinder exakt nach benötigter Qualifikation und Fahrerlaubnis, so dass ausschließlich jene Mitarbeitenden eine Anfrage erhalten, die für den offenen Dienst auch geeignet sind. Die angefragten Kolleginnen und Kollegen haben dann die Möglichkeit, einen Dienst anzunehmen, abzulehnen oder einen Vorschlag, wie beispielsweise einen Diensttausch, einzubringen. Sobald der Dienst dann an einen Kollegen oder eine Kollegin vergeben wird, erhält dieser automatisch eine Nachricht. Alle anderen Mitarbeitenden, die den Dienst ebenfalls hätten belegen können, werden ebenfalls über die Besetzung informiert.
Im Administrationsbereich des Teamfinders haben Dienstplanerinnen und Dienstplaner stets den Überblick, welche Dienste aktuell offen sind, und wer sich für einen Dienst gemeldet hat. Die Erfahrung zeigt, dass dieses System den Aufwand bei der kurzfristigen Besetzung von Diensten deutlich reduziert hat. Auch von den Mitarbeitenden wird es sehr gut angenommen, da dienstliche Nachrichten von privaten Messengern getrennt sind und so ein besserer Überblick möglich ist. Sie können alle für sie passenden offenen Dienste zudem in einem Portal der App DRK24 des DRK-Rettungsdienstes Rheinhessen-Nahe einsehen und sich dort für diese melden.
Mit der App DRK24, welche eine mobile Erweiterung der Unternehmenswebsite darstellt, versorgt der Rettungsdienst aus Rheinland-Pfalz seine rund 850 Mitarbeitenden und interessierte Personen regelmäßig mit aktuellen Nachrichten. Mitarbeitende können sich in der App anmelden und dort ihre dienstlichen E-Mails abrufen, die Gehaltsabrechnung einsehen oder nach internen Stellenausschreibungen Ausschau halten. Externe Personen haben ohne Anmeldung Zugriff auf alle offenen Stellen und können sich über das DRK und insbesondere den Rettungsdienst informieren. Dazu gibt es virtuelle Rundgänge durch Einsatzfahrzeuge und einen eigenen Bereich zur Notfallsanitäterausbildung. Auch Bewerbungen sind über die App möglich.
Diese drei einfachen Anwendungsbeispiele zeigen, dass es keine großen Investitionen oder umfangreiche Tools benötigt, um die Möglichkeiten der Digitalisierung schnell und effizient zu nutzen. Sicher gibt es in den Verbänden noch viele weitere Anwendungen, die für die Gemeinschaft im DRK interessant sind. Hier ist ein Austausch und ein gegenseitiges Vernetzen sicher von Vorteil.
Ein Beitrag von:
Philipp Köhler
Leiter Unternehmenskommunikation / Pressesprecher
DRK-Rettungsdienst Rheinhessen-Nahe
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