Digitalisierung zwischen Strategie und Praxis

Digitalisierung ist für uns kein Selbstzweck. Sie ist unsere Antwort auf die wachsenden Aufgaben und die schwieriger werdenden Finanzierungsstrukturen, denen wir als DRK-Landesverband Westfalen-Lippe begegnen.

Was früher funktionierte, stößt heute an Grenzen. Wir müssen effizienter und flexibler werden, um handlungsfähig zu bleiben und den gesellschaftlichen Wandel aktiv mitzugestalten. Gleichzeitig verändert sich auch das Verhalten vieler Menschen: Informationen, Produkte und Dienstleistungen werden immer öfter online beschafft.

Digitalisierung und Künstliche Intelligenz bieten uns die Chance, aufwendige Prozesse zu vereinfachen oder zu automatisieren. So gewinnen wir Zeit und Ressourcen für das, was wirklich zählt. Gleichzeitig sichern wir den Zugang zu unseren Zielgruppen, in dem wir unsere Angebote stärker online anbieten und digital bearbeiten, und uns somit am sich ändernden Konsumverhalten der Menschen orientieren. Wir stärken aber auch die Kundenzufriedenheit, wenn wir Prozesse schneller und kundenorientierter bearbeiten.

Uns ist bewusst, dass dieser Wandel auch Unsicherheiten, Widerstände und Fragen mit sich bringt. Deshalb setzen wir im Landesverband auf eine klare Strategie und Beteiligung der Mitarbeitenden.

Von der Strategie zur Organisationsentwicklung

Unsere Strategie zur Weiterentwicklung des DRK in Westfalen-Lippe orientiert sich an vier zentralen Dimensionen: Wirtschaftlichkeit, Dienstleistungsorientierung und Qualität, die Vernetzung von Ehren- und Hauptamt sowie Innovation und Verantwortung. Alle diese Aspekte sind eng mit der Digitalisierung verknüpft. Sie bietet uns die Chance, Verwaltungsaufwände zu minimieren, die Ergebnisqualität zu erhöhen und die Konzentration auf unsere Kernaufgaben zu stärken. Als Dachverband können wir so auch unsere Mitgliedsverbände gezielt unterstützen und gemeinsam innovative Wege gehen. Aus diesem Grund wurde neben dem Strategiepapier eine eigene IT-Strategie formuliert, die die Grundlagen für unsere digitale Transformation legt. 

Die Weiterentwicklung unserer Organisation erfolgt auf Basis klarer Strukturen: Eine Stabsstelle für Organisationsentwicklung koordiniert und begleitet die Veränderungsprozesse. Jährliche Klausurtagungen bringen die Leitungsebene zusammen. Ziele werden operationalisiert, Erfahrungen ausgetauscht und zentrale Themen gemeinsam weiterentwickelt. 

Zur Einbindung der Mitarbeitenden finden zweimal jährlich Mitarbeitendenversammlungen statt, in denen transparent über Themen der Organisationsentwicklung berichtet wird.

Das Projekt „Digitalisierung als Zukunftsweg“

Das Projekt „Digitalisierung als Zukunftsweg“ verschafft uns die notwendigen Ressourcen, die Digitalisierung im oben genannten Sinne gezielt in der Organisation weiterzuentwickeln. Es wird im Rahmen des Programms rückenwind³ durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und die Europäische Union über den Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) gefördert.

Das Projekt verfolgt drei Kernziele:

• Weiterentwicklung von Prozessen durch Digitalisierung und KI: Bestehende Prozesse werden analysiert und angepasst. 
• Einbindung der Mitarbeitenden und Kompetenzentwicklung: Bedarfsgerechte Schulungen und Qualifizierungsangebote sind fester Bestandteil des Projekts.
• Stärkung der Führungskräfte: Führungskräfte sind wichtige Treiber und Botschafterinnen der Veränderung. Sie werden darin unterstützt, ihre Führungsrolle im digitalen Kontext weiterzuentwickeln.

So schaffen wir die Voraussetzungen, um die Digitalisierung nicht nur technisch, sondern auch kulturell und organisatorisch nachhaltig im Landesverband zu verankern.

Praxisbeispiele: Digitalisierung im Alltag

Die strategische Ausrichtung und die gezielte Förderung durch Projekte wie „Digitalisierung als Zukunftsweg“ schaffen ein Umfeld, in dem digitale Innovationen auf allen Ebenen entstehen können. Auch unabhängig von diesem Großprojekt werden im Landesverband fortlaufend neue Initiativen und Veränderungen im Kontext der Digitalisierung angestoßen. Der klare strategische Rahmen und die aktive Einbindung der Mitarbeitenden motivieren dazu, digitale Lösungen in der täglichen Arbeit einzubeziehen und weiterzuentwickeln.

Ein Beispiel dafür ist das Projekt „Wir sind stark“, das anlässlich des Jubiläums der Sozialstiftung NRW ins Leben gerufen und durch den DRK-Landesverband Westfalen-Lippe administrativ umgesetzt wird. Innerhalb weniger Wochen gingen 658 Anträge ein, deren Bearbeitung nur durch ein rein digitales Antrags- und Nachweisverfahren zeitnah möglich war.

Die fortschreitende Digitalisierung eröffnet auch neue Möglichkeiten in der Versorgung alleinlebender älterer Menschen. Als Konsortialpartner im Innovationsfondsprojekt „INES“ bringt sich das Deutsche Rote Kreuz in Westfalen-Lippe gemeinsam mit weiteren Hausnotrufanbietern, Krankenkassen und wissenschaftlichen Einrichtungen in die Erprobung digitaler Notfallerkennungssysteme ein. Im Mittelpunkt steht der Einsatz vernetzter Sensortechnik, die Stürze in der Wohnung automatisch erkennt und ohne aktives Zutun der Betroffenen einen Notruf auslöst. Die digitale Alarmierung erfolgt direkt an einen angebundenen Hausnotrufanbieter, wo der Vorgang geprüft und bei Bedarf unverzüglich Hilfe organisiert wird.

Darüber hinaus bieten wir immer mehr Informationen, Dienstleistungen und Produkte online an und nutzen die Möglichkeiten auch für das Thema Mitgliedergewinnung. Gemeinsam mit dem DRK-Landesverband Nordrhein wurde die Kampagne „Mit Menschlichkeit geht mehr” konzipiert. Im Rahmen der Kampagne bewirbt das DRK in NRW Fördermitgliedschaften über die zentrale Landingpage www.drk-nrw.de/foerdermitglied, insbesondere auch über die sozialen Medien. Über ein Formular können Interessierte Fördermitglied werden. Nach dem Absenden des Formulars wird ein automatisches Ticket generiert, das an den zuständigen Kreisverband weitergeleitet wird. 

Dieses Prinzip wird auch bei der Ehrenamtsgewinnung angewendet. Über die Seite www.lustaufehrenamt.nrw können sich an einem Ehrenamt Interessierte beim DRK melden. Auch diese Landingpage wird im Wesentlichen über die Sozialen Medien beworben. Dadurch erreichen wir die Menschen dort, wo sie sich in ihrer Freizeit bewegen (Social Media) und dann, wenn sie Zeit haben: abends und am Wochenende. Und das Wichtigste: Wir sammeln das Interesse direkt ein, sodass die Anfrage am nächsten Werktag durch unsere Mitarbeitenden bearbeitet werden kann.

Seit vielen Jahren bietet das DRK in den eigenen modern eingerichteten Kleiderläden gut erhaltene Second-Hand-Kleidung für Jedermann an. Um auch hier neue Wege zu gehen, ging 2023 der Online-Shop www.drk-lieblingsstuecke.de ans Netz. Seither verkauft das DRK in Westfalen-Lippe gut erhaltene Kleidung auch online – und erreicht damit viele neue Zielgruppen.

Digitalisierung braucht Mut zur Veränderung und eine offene Fehlerkultur 

Ähnlich wie in vielen anderen Rotkreuzverbänden schreitet die Digitalisierung auch beim DRK in Westfalen-Lippe voran. Dabei gilt: Es funktioniert nicht immer sofort, und manchmal muss man einen Schritt zurückgehen, um wieder zwei Schritte vorangehen zu können.

Was am Ende aber entscheidend ist, ist der Wille sich zu verändern und Fehler zuzulassen. Denn, wer immer nur den gleichen Weg geht, verläuft sich zwar nicht, entdeckt aber auch niemals neue Wege.

Ein Beitrag von:
Anna Stascheit u. Tobias Exner
DRK-Landesverband Westfalen-Lippe e. V.

© KI-generiert mit ChatGPT / FMF Design - stock.adobe.com, Bearb. DRK-Service GmbH; DRK-Landesverband Westfalen-Lippe e. V.; KI-generiert mit ChatGPT (Anzeige)