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Ein gelungener Start in einen neuen Job ist der Schlüssel für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit. Bekanntlich gibt es für den ersten Eindruck keine zweite Chance!
Im DRK-Generalsekretariat haben wir uns intensiv mit der Frage beschäftigt, wie wir neue Mitarbeitende bestmöglich in unser Haus integrieren und den Start angenehm, transparent und effizient gestalten können. Ein strukturiertes Onboarding sorgt nicht nur dafür, dass neue Kolleginnen und Kollegen schnell ankommen, produktiv arbeiten und sich wohlfühlen, sondern auch, dass sie langfristig bei uns bleiben. Das ist in Zeiten des Fachkräftemangels besonders wichtig.
Ein großes Haus wie das DRK-Generalsekretariat mit über 400 Mitarbeitenden ist für viele Menschen unübersichtlich. Deshalb ist es hilfreich, die prioritären Fragen zu kennen, die bei neuen Mitarbeitenden aufkommen: Wie erfolgt der Zugang zum Gebäude? Wo bekomme ich meinen Arbeitsplatz-Laptop und wer richtet die Software mit mir ein? Wo sind die Toiletten und wie kann ich in der Kantine bezahlen? Wie buche ich Räume im Shared Space und an welchen Tagen darf ich mobil arbeiten?
Alle Maßnahmen für das Onboarding unterliegen einem Leitsatz: Die neuen Mitarbeitenden stehen im Mittelpunkt. Wir haben uns nicht nur gefragt, was wir als Arbeitgeber in den ersten Tagen von ihnen benötigen – und das sind einige Unterschriften und Nachweise – sondern vor allem, was diese wirklich zuerst wissen müssen, mit welchen Gefühlen sie sich in der Anfangszeit durch unser Haus bewegen und was sie realistisch aufnehmen und umsetzen können. Die ersten Tage beim neuen Arbeitgeber und im neuen Team sind immer aufregend. Der Fokus der meisten Personen liegt zumeist – und vollkommen zurecht – auf der persönlichen Ebene: Wie heißt der Kollege im Büro nebenan? Wer macht hier was? Wen kann ich fragen? Hinzu kommt die Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit – Räume finden, Laptop und Outlook einrichten, Zugang zu SharePoint und zum Zeiterfassungssystem erhalten.
Wir sind davon überzeugt, dass neue Mitarbeitende einen klaren Überblick brauchen, welche Maßnahmen wann anstehen und wo sie in ihrem individuellen Onboarding-Prozess stehen. Menschen wollen selbstwirksam sein und sich nicht nutzlos fühlen. Sie wollen Zeit sinnvoll nutzen und zeigen, dass sie gut organisiert, leistungsbereit und gewissenhaft sind. Nichts ist schlimmer, als wenn eine neue Kollegin oder ein neuer Kollege in den ersten Tagen das Gefühl hat, im Weg zu stehen, untätig im Büro zu sitzen oder ständig auf Informationen und Aufgaben wartet. Das haben unsere Feedback-Gespräche mit neuen Mitarbeitenden und die Analysen mit den verantwortlichen Personen der Fachteams ergeben.
"Wir sind davon überzeugt, dass neue Mitarbeitende einen klaren Überblick brauchen, welche Maßnahmen wann anstehen und wo sie in ihrem individuellen Onboarding-Prozess stehen."Team Personal | DRK-Generalsekretariat
Deshalb ist es für uns selbstverständlich, dass ein One-Size-Fits-All-Ansatz nicht funktioniert. Die Bedürfnisse wie auch die Persönlichkeiten neuer Mitarbeitender sind individuell zu betrachten: Manche stehen am Anfang ihres Berufslebens, andere sind Quereinsteigende, einige haben bereits viel Erfahrung im DRK-Gesamtverband, und manche arbeiten zum ersten Mal in Deutschland. Das Onboarding im Bereich Facility Management muss anders verlaufen als in den Bereichen Online-Marketing, Internationale Humanitäre Hilfe oder Suchdienst. Eine neue Fachreferentin für das Thema Freiwilligendienste hat andere Anforderungen an ihre Einarbeitung als ein Finanzcontroller.
Im DRK-Generalsekretariat sind die Fachteams die zentralen Gestalter des Onboardings. Sie wissen am besten, welche Informationen am Anfang am wichtigsten sind und welche Themen Priorität haben. In allen Fachteams gibt es verantwortliche Kolleginnen und Kollegen, die für die neuen Mitarbeitenden als direkte Ansprechperson (Buddy) agieren. Zudem haben die meisten Fachteams eigene Einarbeitungspläne, in die auch immer das Feedback der neueren Kolleginnen und Kollegen einfließt.
Vor dem Start im Fachteam steht als erstes ein Willkommens-Treffen für Organisatorisches an, welches durch das Team Personal organisiert wird. Dadurch ist auch sichergestellt, dass alle Leitlinien und Vorgaben eingehalten werden. Dazu gehört der Zugang zu den Pflichtschulungen im Bereich Datenschutz, Compliance und Microsoft Share-Point-Nutzung sowie ein Überblick zu den Vorgaben im Bereich Arbeitszeiten, Krankmeldung und Antragsprozesse.
Zur Begrüßung haben wir ein attraktives Willkommenspaket geschnürt. Dieses enthält eine DRK-Tasche, in der Laptop, Tastatur und persönliche Dinge verstaut werden können, denn im DRK-Generalsekretariat gibt es keine festen Arbeitsplätze. Die Mitarbeitenden buchen sich über das Flexopus System in ihre Büroplätze. Bei allen neuen Mitarbeitenden kommt auch die DRK-Thermosflasche als Willkommensgeschenk sehr gut an. Da alle unsere neuen Kolleginnen und Kollegen nicht nur wissensdurstig sind, können sie in allen Küchen gefiltertes Trinkwasser mit oder ohne Sprudel und kochendes Wasser direkt vom Hahn beziehen.
Die Fachteams im DRK-Generalsekretariat gestalten das Onboarding selbst. Sie stellen sicher, dass in den ersten Tagen Arbeitsplätze gebucht sind und alle Arbeitsmaterialien zur Verfügung stehen. Wir legen Wert darauf, neue Kolleginnen und Kollegen sofort in Meetings mitzunehmen, damit sie von Anfang an möglichst viele praktische Erfahrungen machen. So ist der Kalender selten leer und neue Mitarbeitende sehen gleich, wie Besprechungen und Abstimmungsprozesse in der Praxis ablaufen.
Viele Teams nutzen digitale Tools für die Organisation des Onboardings. Beispielweise Checklisten in SharePoint oder durch Nutzung von Microsoft Planner. Letzterer ist besonders bei großen und dezentral arbeitenden Teams sinnvoll, beispielsweise im Auslandsbereich oder dem Suchdienst. Hier müssen viele Briefings und Einführungen erfolgen. Diese erfolgen dann über mehrere Wochen und häufig digital über Teams-Anrufe. Auch hier steht im Vordergrund: Neue Mitarbeitende brauchen Orientierung und wollen selbstwirksam agieren. Sie und ihre Teammitglieder können sehen, welche Felder der Einarbeitung schon erledigt und welche noch offen sind.
Der erste Arbeitstag muss gut vorbereitet sein: Neue Kolleginnen und Kollegen wissen vorab, zu welcher Uhrzeit wir sie erwarten und werden persönlich am Empfang abgeholt. Der Laptop und die elektronische Karte für den Zugang zum Haus und das Bezahlsystem in der Kantine sind bereits eingerichtet. Ansprechpersonen aus dem Team Personal begrüßen die neuen Kolleginnen und Kollegen am Empfang und klären wichtige Fragen. Dazu gibt es eine Begrüßungsmappe inklusive unserer Willkommenspräsentation, einer kompakten Einführung in die Struktur, Werte und Arbeitsweise des DRK-Generalsekretariats. Diese teilen wir sowohl in Papierform, weil man sich manchmal gerne an etwas festhält, als auch digital per E-Mail, weil hier viele Links zum SharePoint und Intranet enthalten sind.
Im Intranet finden alle Mitarbeitenden die wesentlichen Informationen zu Themen wie Arbeitszeiten, Benefits oder Personalentwicklung. Hier sind immer auch die zuständigen Ansprechpersonen aus dem Team Personal hinterlegt. Im Intranet ist auch der Personalnewsletter hinterlegt, in dem alle neuen Mitarbeitenden vorgestellt werden.
Um in die Aufgaben und die Werte der Organisation einzuführen, wurde außerdem ein Begrüßungsvideo von Generalsekretär Christian Reuter erstellt. Dieses wird mit allen neuen Mitarbeitenden geteilt. Es ergänzt die Willkommenspräsentation und rundet das digitale Onboarding ab.
Ein wichtiger Baustein ist die gemeinsame Onboarding-Veranstaltung, die von den Personalreferentinnen bereichsübergreifend für alle neuen Mitarbeitenden veranstaltet wird. Das Format hat sich sehr bewährt: Vielleicht hat jemand eine wichtige Frage, die ich in der Aufregung ganz vergessen hätte?
Mobiles Arbeiten ist ein selbstverständlicher Teil unserer Arbeitswelt im DRK-Generalsekretariat. Ebenso die flexible Raumbuchung. In den ersten Wochen legen wir aber Wert darauf, dass neue Kolleginnen und Kollegen möglichst oft in Präsenz arbeiten. Nur so können wir das persönliche Kennenlernen und die Orientierung im Haus gewährleisten.
Alle neuen Mitarbeitenden sind eingeladen, das Rotkreuz-Einführungsseminar zu besuchen, um einen besseren Überblick zu den Hauptaufgabenfeldern und Gemeinschaften des DRK zu erhalten. Das Seminar ist ein Angebot, keine Pflicht. Einige kennen das DRK aus vorherigen Tätigkeiten im Haupt- oder Ehrenamt bereits sehr gut. Sie müssen das ganztägige Seminar selbstverständlich nicht besuchen. Wir legen aber grundsätzlich Wert darauf, dass alle Mitarbeitenden ein gutes Verständnis des Gesamtverbandes erhalten. Ebenso wie das DRK-Jahrbuch, welches alle Mitarbeitenden erhalten können, und bereichsübergreifende Info-Veranstaltungen, auf die alle Mitarbeitenden über das Intranet regelmäßig hingewiesen werden, soll das Einführungsseminar motivieren, sich auch mit Aufgabenfeldern und Bereichen des DRK auseinanderzusetzen, die außerhalb ihrer eigentlichen Tätigkeit liegen.
Alle neuen Mitarbeitenden sind eingeladen, an einer Führung über den DRK-Campus teilzunehmen. Diese Führungen werden durch das Team Personal organisiert und geleitet. Die Gruppen bestehen in der Regel aus zehn bis fünfzehn Mitarbeitenden. Der Fokus liegt auf der Geschichte des Hauses, den Kunstwerken und Sehenswürdigkeiten und besonderen Räumen wie dem Archiv und dem Führungs- und Lagezentrum (FÜLZ). Zusätzlich fördern wir bei den Führungen die Vernetzung der Mitarbeitenden untereinander und lassen die Teilnehmenden berichten, wer was macht und welchen aktuellen Themen sich der Bereich widmet.
Praktikantinnen und Praktikanten oder studentische Hilfskräfte sind oft nicht lange oder täglich im Haus und selten in teamübergreifende Aufgaben involviert. Deshalb haben wir eigene Austauschkanäle über die Kommunikationsplattform Teams geschaffen, über die sie sich beispielsweise zum Mittagessen verabreden können.
Die Vermittlung klarer Verantwortlichkeiten und verlässlicher Strukturen sowie die Sichtbarkeit von Arbeitsaufwand und Übergabefähigkeit, falls es kurzfristig Ausfälle gibt, sind aus unserer Sicht unerlässliche Teile der Onboarding-Planung. Was machen wir, wenn ein Teammitglied dringend auf Dienstreise muss, in ein anderes Projekt eingebunden wird oder einfach krankheitsbedingt ausfällt? Bei diesen Fragen helfen klare Abläufe und die Dokumentation der Inhalte des Onboardings.
Doch Onboarding betrifft nicht nur die neuen Mitarbeitenden – auch die Teams, die neue Mitarbeitende aufnehmen, stehen vor einer Herausforderung. Die Einarbeitung erfordert Zeit und Aufmerksamkeit, weshalb sie gut geplant und systematisch angegangen werden muss. Unser Ziel ist es, sowohl die neuen Kolleginnen und Kollegen als auch ihre Teams bestmöglich zu unterstützen und den Start im DRK-Generalsekretariat so angenehm und effizient wie möglich zu gestalten.
Es ist essenziell, aus den gesammelten Erfahrungen zu lernen und Prozesse kontinuierlich zu reflektieren. Wir prüfen, ob uns digitale Werkzeuge erlauben, neue Mitarbeitende früher, schneller und nachhaltiger zu erreichen.
Wir ruhen uns nicht aus – wir wollen noch besser verstehen, was gut läuft und was nicht. Eine Grundvoraussetzung dafür ist, neuen Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, dass wir sie wertschätzen und ihre Anregungen und Bedürfnisse ernst nehmen.
Der Austausch mit anderen Organisationen, sei es innerhalb des DRK oder darüber hinaus, ist dabei eine wertvolle Quelle für Inspiration und Verbesserung.
Ein Beitrag von:
Simone Beetz, Kathi Müller-Klemp, Juliane Weier und Tim Wurr
Team Personal, DRK-Generalsekretariat
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